קצת על המוצר ...

​​​​​מערכת רכש ושריון תקציבי מאפשרת לטפל במכלול פעילויות הרכש בארגון הקשורות לאספקת טובין עבודות ושירותים.
 המערכת מהווה כלי לקבלת מידע זמין ואמיתי למנהל על מצב ההתחייבויות ויתרת התקציב החל משלב הדרישה, ניפוק ממחסן, העברה לרכש חיצוני ועד ליצירת התשלום לספק. דרישה או הזמנה הנקלטים במערכת עוברים שרשרת אישורים ובקרות בטרם ביצוע שריון על הסעיף התקציבי.
​ מערכת הרכש תומכת בעבודה מול פריטים המתנהלים במכרזים ו/או בהצעות מחיר ומאפשרת גם הטמעה של מחירוני ספק מעודכנים לצורך בחירה והמלצה לרכש של סל הקניות האופטימלי.​​

ניהול דרישות

מתן אפשרות לקליטה ואישור של דרישות המחלקה לפי תהליכי העבודה והאישור הנהוגים ברשות. דרישות ייבדקו מול היתרה התקציבית בסעיף ויבצעו שריון בהתאם. ניתן יהיה להפנות הדרישה להליך של הצעות מחיר, ליצירת הזמנות ו/או הפנייה לניפוק ממחסן. ניתן לנהל במערכת דרישות מהסוגים הבאים:טובין, עבודה ושירות, מסגרת והצטיידות.

ניהול הזמנות

המערכת מאפשרת לרכז את כלל הרכישות העבודות והשירותים מול הספקים באמצעות הזמנה. ההזמנה תבצע שריון על הסעיף התקציבי ותעבור תהליכי אישור של כל גורמי האישור המוסמכים, כולל חיתום דיגיטלי של מורשי החתימה מטעם הרשות. הזמנה החתומה דיגיטלית תישלח ישירות אל המייל של הספק. ניתן לנהל הזמנות מסוגים שונים לטובין עבודות ושרותים, כולל אפשרות קישור לדרישות או חוזים, כמו גם, ניהול של מסלולי אישורים מיוחדים.

ניהול הצעות מחיר

מערכת לניהול הצעות מחיר מאפשרת לייצר בקשה להצעת מחיר (בל"מ) כנגד דרישות לרכש טובין ו/או בגין עבודה ושירותים נדרשים. הבל"מ ישוגר לספקים נבחרים המסווגים לפי תחומי עיסוק באמצעות פורטל ספקים. הצעות המחיר של הספקים ייקלטו באופן אוטומטי דרך פורטל הספקים ישירות אל המערכת התפעולית, להמשך טיפול וביצוע של השוואה בין הצעות הספקים ובחירה של הספק הזוכה לכל אחד מפריטי הבל"מ.

ניהול חשבוניות

חשבוניות במערכת נקלטות כנגד הזמנות או תעודות משלוח ואמורות לבצע בדיקת חריגה מבחינת הכמות והמחיר שדווחו בהזמנה לעומת נתוני החשבונית של הספק.
אישור החשבונית יוצר פקודת זיכוי להנה"ח אשר משחרר את השריון בהזמנה, מעדכן את הביצוע בסעיף התקציבי, מעדכן את מחיר הפריט בקטלוג, ומייצר תעודת כניסה אוטומטית למערכת הלוגיסטית.
ניתן לקלוט חשבוניות אוטומטיות שייקלטו כחשבוניות זמניות הדורשות אישור, ישירות אל המערכת התפעולית באמצעות פורטל הספקים.

ניהול משימות

מודול זה, מגדיר את המשימות הנדרשות לביצוע מכל גורם שמדווח או מאשר הזמנה או חשבונית במערכת. המשימות הנדרשות לביצוע, יכולות להיות משימות לסריקת אסמכתאות ו/או משימות של בדיקה ואישור.
ליד כל משימה אנו יכולים להגדיר האם היא חובת ביצוע ועל כן נדרש גם אישור ביצוע, כך שלמעשה קידום תהליך האישורים מותנה בהשלמת משימות החובה של הגורם המטפל הנוכחי בהזמנה או החשבונית.

חיתום דיגיטלי

המערכת מאפשרת לבצע הליך של אישור הזמנות הכולל בתוכו גם חיתום דיגיטלי ע"י מורשי החתימה שהוגדרו מטעם הרשות.
הזמנה שנחתמה דיגיטלית, תינעל מפני שינויים ועדכונים וטופס ההזמנה כפי שיישלח לספק, יאורכב בארכיון המסמכים ביחד עם גלופות החתימה של הגורמים החותמים.
הזמנה שנחתמה דיגיטלית תוכל להישלח אוטומטית למייל הספק עם תום תהליך האישורים, או באופן יזום ע"י המשתמש כולל גם צירוף של מסמכים נילווים עפ"י הצורך.

ניהול מכרזים

ניתן להטמיע לתוך מערכת המידע הפיננסית את המחירון של הספק הזוכה במכרז ולנהל מולו פעילות של רכש טובין. למחירי הפריטים הזוכים במכרז יהיה ניתן לנהל תוקף, כולל גם מנגנון הצמדה לשיערוך מחיר הפריט. בדרישות והזמנות שידווחו בהם פריטים שמנוהלים במכרז, תתבצע שליפת מחיר אוטומטית של הפריט המופיע במכרז, כולל הצמדה של הספק הזוכה.

ניהול מחירונים

ניתן להטמיע את מחירוני הספקים בתוך מערכת המידע הארגונית עפ"י קבוצות פריטים בעלי מאפיינים משותפים ולחסוך את הצורך החוזר ונשנה של הוצאה וקבלה של הצעות מחיר, דבר המהווה יתרון משמעותי בייעול וקיצור פעילות הרכש מול הספק. ברגע שנוצר צורך לרכש, ניתן יהיה לדווח את הכמות הדרושה מכל פריט, המערכת תבצע בדיקת עלויות מול מחירוני הספק השונים ותמליץ על הספק הזול ביותר לביצוע הרכש לאותו סל פריטים נדרש, כולל אפשרות ליצירת הזמנה מול ספק זה.

ניהול וועדות

מודול זה מאפשר מחשוב של תהליך עבודה הדורש גם אישור ע"י וועדה.
ניתן להגדיר וועדות שונות ולקשר אליהן ישויות עבודה נדרשות עפ"י בחירת הרשות. דרישות או הזמנות כדוגמא, שיגיעו לטיפול וועדה, יעברו תהליכי אישור ויתועדו באמצעות סטטוסים המייצגים את ההחלטות שהתקבלו בגינן ע"י הוועדה.
עם סיום הטיפול ע"י הוועדה יופק פרוטוקול הכולל גם את גלופות החתימה של הגורמים המאשרים מטעם הוועדה, אשר יאורכב אוטומטית בארכיון המסמכים.

אישור הזמנות דיגיטלי

מתן אפשרות לבצע אישור חיצוני של הזמנות הכולל גם חיתום דיגיטלי באמצעות טלפון נייד. הזמנות יועברו לאישור חיצוני אל הגורם המאשר הבא באופן יזום ופרטני עפ"י הצורך, או שיועברו באופן מתוזמן כרשימה של כלל ההזמנות הממתינות לאישור, עפ"י התדירות שתיקבע במאפייני הרשות.
​ העברת ההזמנות לאישור הגורם הבא תתבצע במייל או ב- Sms או באמצעות WhatsApp,באמצעות לינק המאפשר כניסה והזדהות עם סיסמא.

הרישום ל"קול קורא" לנותני שירות ברשויות

התהליך מאפשר יצירת "קול קורא" ברשות והפצת לינק לטופס רישום מקוון באמצעי המדיה השונים.
טופס הרישום לספקים מכיל את פרטי ה"קול הקורא" כפי שנוצר ע"י הרשות ובסיום מילוי הטופס, כלל הפרטים והמסמכים שצורפו אליו מועברים לרשות להמשך טיפול.
ברשות באמצעות מסך ייעודי, ניתן לנהל תהליך אישורים עבור הספקים שנרשמו לקול קורא.